Gérez vos notes de frais en toute simplicité

Le système de gestion des notes de frais facilite le traitement des notes de frais et permet d’avoir une meilleure visibilité sur chaque dépense. Vos collaborateurs entrent leur note de frais en ligne. Leur demande est ensuite étudiée par leur responsable qui la valide ou non.

Même dans les TPE - PME, les déplacements professionnels et les voyages d'affaires sont la norme. Les professionnels doivent être mobiles pour conquérir des marchés, fidéliser des clients éloignés géographiquement, rencontrer des prestataires et des fournisseurs, avoir accès aux meilleurs conseillers même s'ils ont éloignés de plusieurs centaines de kilomètres.

Saisie autonome des frais de notes pour salariés

Avec notre solution de gestion des Notes de Frais, les salariés peuvent saisir de manière autonome leurs notes de frais via une interface web afin d’accélérer le traitement des notes de frais, tout en fiabilisant l‘enregistrement via des modèles de dépenses (Hotel, train, Taxi, métro...). La saisie des notes de frais, est fiable avec la prise en compte des plafonds préalablement fixés par type de dépense, avec la centralisation des pièces jointes (Tickets, photos, fichiers PDF, emails…) et la gestion de commentaires expliquant des dépenses exceptionnelles (dépassement de plafond, impondérables…).

Suivi des frais de notes

Les salariés sont renseignés en temps réel sur l’avancement de leurs notes de frais ( en cours, refusée…), tout en leur permettant d’expliquer (avec un historique) leurs dépenses.

Workflow

Le module de gestion des frais de note dispose d’un workflow pour permettre aux manager ou aux responsables hiérarchique de valider ou refuser des frais.

Simplifiez et optimisez le processus de contrôle des notes de frais dans votre organisation.

Contrôle des dépenses

EM-Soft  - Notes de Frais permet de mieux contrôler les dépenses des collaborateurs (dépassements…), tout en ayant suffisamment de souplesse pour accorder au cas par cas des dérogations exceptionnelles.

Relance et alertes

C’est une solution adaptable, qui permet de gérer des relances et alertes pour garantir les délais de traitement, ou encore gérer les délégations ponctuelles pour les responsables de services (congés, déplacement, maladie…).

Analytique et export

L’application offre une gestion analytique des notes de frais (par projet, par services…) pour une refacturation ou une analyse de rentabilité pointue.

Enfin EM-Soft  Notes de frais déverse automatiquement les écritures comptables correspondant aux notes de frais des collaborateurs en comptabilité, avec prise en compte de modèles d’écriture comptable.

Avantages et enjeux pour l’entreprise

Une meilleure gestion des notes de frais représente un gain de temps et de transparence pour l’entreprise. Les risques d’erreurs sont limités, et le lien avec l’expert-comptable est facilité.

● Gain de temps :globalement, le temps passé à la gestion des notes de frais est divisé par deux

● Limiter les échanges papier (impression, stockage….),

● Réduire le risque humain d’erreurs,

● Faciliter la transmission entre les différents services et avec l’expert-comptable en charge du suivi comptable de l’entreprise,      

● Accéder aux notes de frais en situation de mobilité, de déplacements ou pour des salariés qui se trouvent dans des lieux tiers,    

● Un meilleur contrôle des dépenses essentiel pour limiter les dépenses inutiles et/ou repérer          des abus

Grâce à notre interface très simple, vos collaborateurs pourront saisir rapidement leurs notes de frais. le logiciel EM-Soft Notes de Frais s’adapte à votre politique de remboursement pour vous permettre de mieux maîtriser les frais de vos salariés :

  • Gestion des frais au forfait / réel / réel plafonné…
  • Gestion des plafonds de dépenses
  • Indemnités kilométriques soumises à trajet pré-programmé
  • Gestion des véhicules de société
  • Suivi multi-devises
  • Répartition par axes analytiques
Gestion des notes de frais sur smartphone
L'application EM-Soft Mobile permet de réaliser ses notes de frais directement depuis son smartphone et de prendre en photo les justificatifs. Vos collaborateurs peuvent ainsi saisir leurs notes de frais au fur et à mesure de leurs dépenses.
EM-Soft Mobile Notes de frais est compatible avec les systèmes d'exploitation Android et iOS.

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